Acabei de voltar de uma longa
jornada à delicatéssen de Mário. Veja, Mário e sua equipe ainda não
aperfeiçoaram a maneira mais rápida e simples de servir a longa fila de
clientes na hora do almoço. E, em vez de se concentrarem nas ineficiências,
agora estão colocando esforços na expansão do menu do almoço e na abertura de
um novo bar de vinhos. Certamente, essa é uma receita para o desastre – não é?
Caminhe
antes de correr
Nas palavras do consultor de empresas e autor Mark
Sanborn, é "melhor ser consistentemente bom do que ocasionalmente
ótimo". É um mantra que se aplica a
todos no mundo dos negócios e tudo se resume a processos.
Bons processos de negócio levam a grandes recompensas.
Ppodem ajudá-lo a melhorar a qualidade dos produtos e serviços, a fazer
entregas consistentes e a aumentar a satisfação do cliente. Podem equipá-lo
para lidar com o desconhecido e se adaptar rapidamente às mudanças. Podem
ajudá-lo a identificar os pontos fortes, os pontos fracos e as lacunas de
competências. E podem destacar novas oportunidades e ajudá-lo a capitalizá-las
rapidamente. Podem ajudá-lo a economizar e a faturar mais. Sendo assim, por que
tantas empresas de pequeno e médio porte (PMEs) subestimam os processos?
Tenha os
fundamentos corretos
De acordo com uma pesquisa recente da Circle Research,
que questionou 800 PMEs globais, apenas 19% querem alcançar melhoria nos
negócios. Além disso, menos da metade quer agilizar processos de negócios,
reduzir custos ou criar eficiências na cadeia de suprimentos. Por outro lado,
47% das empresas estão focadas em alcançar o crescimento. Meu conselho?
Concentre-se no que você está fazendo agora e acerte as coisas antes
diversificar atividades. Para ajudá-lo, aqui está o passo a passo de meu guia
rápido para otimização de processos.
Etapa1:
Identifique quais processos podem ser aprimorados – concentre-se nos que usam uma
grande quantidade de recursos, sem gerar muito valor.
Etapa 2:
Decomponha o processo – examine cada etapa do processo detalhadamente e pergunte
às pessoas relevantes como executam a parte delas.
Etapa 3:
Analise o processo – investigue os problemas dentro do processo. Por
exemplo, existem gargalos? Em que ponto o custo sobe e a qualidade baixa?
Existem certas etapas que frustram clientes ou colaboradores?
Etapa 4:
Faça novo design do processo – agora que você identificou os problemas, é hora de se
livrar deles. Mais uma vez, obtenha ideias das pessoas envolvidas nos processos
e envolva-as desde o começo na mudança. Analise todas as sugestões e pense em
como elas se aplicam na vida real. Ferramentas como Análise de impacto e
Análise de risco podem ajudar.
Etapa 5:
Planeje os recursos – tendo
concordado com as mudanças, mapeie os recursos de que precisa para realizá-las.
Considere investir mais no suporte à TI, em mais supervisores e em tecnologia.
Etapa 6:
Coloque tudo por escrito – com os planos feitos, documente os novos processos
claramente para que todos possam ver e entender.
Etapa 7:
Implemente e comunique mudanças – otimizar o processo pode significar alterar sistemas,
equipes ou outros processos, por isso certifique-se de fornecer o treinamento e
apoio adequados. Esteja preparado para problemas de adaptação, resistência e um
começo lento.
Etapa 8:
Analise o processo – monitore o andamento do processo e pergunte aos
envolvidos sobre suas experiências com o novo processo.
Lembre-se, mudanças levam tempo e devem ser vistas como
uma iniciativa de longo prazo – e um investimento. Sendo assim, aperfeiçoe seus pães antes de tentar dominar o mundo dos
vinhos – porque ninguém gosta de um produto semicozido.
